NST — Proceso de ABM y Licencias Google Workspace

Documento interno para equipo técnico / operaciones
3|Responsable del flujo: Alfonso / Administración / Técnicos NST
4|Objetivo: ordenar y automatizar el pedido de altas de usuarios y licencias Google Workspace, manteniendo trazabilidad comercial y evitando errores manuales.

1. Resumen ejecutivo

Cuando un cliente solicita crear un usuario de Google Workspace o agregar licencias, el proceso ya no debe manejarse de forma informal por chat, mail o memoria del técnico.

A partir de este flujo, toda solicitud debe entrar por un Ticket de Odoo. Ese ticket es el punto central donde queda registrado:

10|
• quién pidió el cambio;
11|
• para qué cliente;
12|
• por qué dominio;
13|
• qué SKU/licencia se necesita;
14|
• cuántas licencias se agregan;
15|
• qué presupuesto/venta adicional se generó;
16|
• si el cliente aprobó;
17|
• cuándo se incrementó la licencia en Google Cloud Channel;
18|
• qué técnico hizo luego el alta manual del usuario;
19|
• cuándo se cerró el caso.
20|

La automatización ayuda con las partes repetitivas:

23|
1. Alfonso recibe o interpreta el pedido.
24|
2. Alfonso busca o crea el ticket en Odoo.
25|
3. Alfonso valida cliente, contacto, dominio, suscripción y producto.
26|
4. Alfonso genera el presupuesto/venta adicional en Odoo cuando los datos son claros.
27|
5. El cliente aprueba el presupuesto por el flujo normal de Odoo.
28|
6. Luego de la aprobación, Alfonso incrementa la licencia en Google Cloud Channel.
29|
7. Recién después se genera la tarea manual para que el técnico cree el usuario en la consola del cliente.
30|

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Regla principal: sin ticket de Odoo no hay presupuesto, no hay cambio de licencia y no hay alta de usuario.

33|

2. Qué cambia para el equipo técnico

Antes, un técnico podía recibir un pedido y resolverlo manualmente, con riesgo de que:

38|
• no se incremente la licencia en facturación;
39|
• Google Channel quede distinto de Odoo;
40|
• se cree un usuario sin licencia comercial aprobada;
41|
• administración no tenga visibilidad;
42|
• se dupliquen pedidos;
43|
• el cliente apruebe algo por un canal informal y no quede evidencia.
44|

Ahora el técnico debe usar a Alfonso como punto de entrada o control.

Qué debe hacer el técnico

Cuando reciba un pedido de alta o licencia, debe pedirle a Alfonso algo como:

Alfonso, gestioná un ABM de Google Workspace para el cliente <cliente>.
    49|Dominio: <dominio>
    50|SKU/licencia: <Business Standard / Business Starter / etc.>
    51|Cantidad adicional: <número>
    52|Usuario a crear: <usuario@dominio>
    53|Nombre y apellido: <nombre completo>
    54|Solicitante del cliente: <nombre / email>
    55|Notas: <OU, grupos, alias, cargo, fecha deseada, etc.>
    56|
Si no tiene todos los datos, igual puede pedirle a Alfonso que inicie la revisión:
    57|
Alfonso, recibí un pedido de alta de usuario Google Workspace para el cliente X, pero me faltan datos. Creá o buscá el ticket y decime qué falta validar.
    58|
Qué NO debe hacer el técnico
    59|

    60|
No crear el usuario antes de que la licencia esté incrementada en Channel.
    61|
No pedir a administración que “después arregle la licencia”.
    62|
No cerrar el caso si falta evidencia en Odoo.
    63|
No ejecutar cambios manuales en Channel si el flujo ya los está gestionando Alfonso.
    64|
No usar chats o emails como registro final; el registro final debe quedar en Odoo.
    65|
    66|

    67|
3. Roles del proceso
    68|
    69|
    70|
    71|
    72|
    73|
    74|
    75|
    76|
    77|
    78|
    79|
    80|
    81|
    82|
    83|
    84|
    85|
    86|
    87|
    88|
    89|
    90|
    91|
    92|
    93|
    94|
    95|
    96|
    97|
    98|
    99|
   100|
   101|
   102|
   103|
   104|
   105|
Rol
Responsabilidad
Cliente / solicitante
Pide el alta o licencia y aprueba el presupuesto en Odoo.
Técnico NST
Recibe o detecta el pedido, se lo comunica a Alfonso, y luego crea manualmente el usuario cuando la licencia ya está lista.
Alfonso
Busca/crea ticket, valida datos, prepara presupuesto, controla aprobación, incrementa licencia en Channel y deja trazabilidad.
Administración / comercial
Revisa excepciones comerciales, precios, condiciones especiales y casos ambiguos.
Odoo
Fuente de verdad comercial: tickets, clientes, contactos, suscripciones, presupuestos y aprobaciones.
Google Cloud Channel
Fuente operativa para incrementar licencias del reseller.
Google Workspace Admin Console
Lugar donde el técnico crea manualmente el usuario final.
   106|

   107|
4. Diagrama general del proceso
   108|
flowchart TD
   109|    A[Cliente pide alta o licencia] --> B{Canal de entrada}
   110|    B --> B1[Email]
   111|    B --> B2[Google Chat]
   112|    B --> B3[WhatsApp / pedido directo]
   113|    B --> B4[Técnico avisa a Alfonso]
   114|
   115|    B1 --> C[Alfonso identifica cliente y solicitante]
   116|    B2 --> C
   117|    B3 --> C
   118|    B4 --> C
   119|
   120|    C --> D{Existe ticket Odoo?}
   121|    D -- No --> E[Alfonso crea ticket Odoo]
   122|    D -- Sí --> F[Alfonso adjunta evidencia al ticket]
   123|    E --> G[Validación comercial y técnica]
   124|    F --> G
   125|
   126|    G --> H{Datos completos y confiables?}
   127|    H -- No --> I[Pedir aclaración / revisión administrativa]
   128|    H -- Sí --> J[Crear presupuesto o venta adicional en Odoo]
   129|
   130|    J --> K[Odoo envía presupuesto al cliente]
   131|    K --> L{Cliente aprueba?}
   132|    L -- No / pendiente --> M[Seguimiento en Odoo]
   133|    L -- Sí --> N[Odoo confirma venta adicional / suscripción]
   134|
   135|    N --> O[Alfonso prepara cambio en Cloud Channel]
   136|    O --> P[Bitácora / preflight]
   137|    P --> Q{Validación Channel OK?}
   138|    Q -- No --> R[Error Channel / revisión]
   139|    Q -- Sí --> S[Incrementar licencias en Cloud Channel]
   140|
   141|    S --> T{Operación exitosa?}
   142|    T -- No --> R
   143|    T -- Sí --> U[Crear tarea técnica manual]
   144|    U --> V[Técnico crea usuario en Admin Console]
   145|    V --> W[Técnico registra evidencia y cierra ticket]
   146|

   147|
5. Flujo por roles
   148|
sequenceDiagram
   149|    participant Cliente
   150|    participant Tecnico as Técnico NST
   151|    participant Alfonso
   152|    participant Odoo
   153|    participant Channel as Google Cloud Channel
   154|    participant Admin as Admin Console
   155|
   156|    Cliente->>Tecnico: Solicita usuario/licencia
   157|    Tecnico->>Alfonso: Pide gestionar ABM/licencia
   158|    Alfonso->>Odoo: Busca o crea ticket
   159|    Alfonso->>Odoo: Valida cliente, contacto, dominio, suscripción y SKU
   160|
   161|    alt Faltan datos o hay ambigüedad
   162|        Alfonso->>Tecnico: Pide aclaración o revisión administrativa
   163|        Tecnico->>Cliente: Solicita datos faltantes si corresponde
   164|    else Datos claros
   165|        Alfonso->>Odoo: Crea presupuesto / venta adicional
   166|        Odoo->>Cliente: Envía email de aprobación
   167|        Cliente->>Odoo: Acepta presupuesto
   168|        Alfonso->>Odoo: Detecta aprobación
   169|        Alfonso->>Channel: Preflight y cambio de licencias
   170|        Channel-->>Alfonso: Operación exitosa
   171|        Alfonso->>Odoo: Registra operación y crea tarea técnica
   172|        Tecnico->>Admin: Crea usuario manualmente
   173|        Tecnico->>Odoo: Registra evidencia y cierra tarea/ticket
   174|    end
   175|

   176|
6. Estados recomendados del ticket
   177|
stateDiagram-v2
   178|    [*] --> Nuevo
   179|    Nuevo --> PendienteDeDatos: falta cliente/contacto/SKU/dominio
   180|    Nuevo --> Validado: datos claros
   181|    PendienteDeDatos --> Validado: datos completados
   182|    Validado --> PresupuestoEnviado: Alfonso/Odoo genera presupuesto
   183|    PresupuestoEnviado --> Seguimiento: cliente aún no aprueba
   184|    Seguimiento --> PresupuestoAprobado: cliente acepta
   185|    PresupuestoEnviado --> PresupuestoAprobado: cliente acepta
   186|    PresupuestoAprobado --> LicenciaPendienteChannel
   187|    LicenciaPendienteChannel --> ErrorChannel: falla API / diferencia Odoo-Channel
   188|    ErrorChannel --> LicenciaPendienteChannel: corrección/reintento aprobado
   189|    LicenciaPendienteChannel --> LicenciaIncrementada: Channel OK
   190|    LicenciaIncrementada --> AltaManualPendiente
   191|    AltaManualPendiente --> AltaRealizada: técnico crea usuario
   192|    AltaRealizada --> Cerrado: evidencia registrada
   193|    Cerrado --> [*]
   194|
Estados de excepción posibles:
   195|

   196|
Cliente no identificado.
   197|
Solicitante no autorizado.
   198|
SKU no identificado.
   199|
Sin suscripción activa en Odoo.
   200|
Diferencia entre Odoo y Channel.
   201|
Error Channel.
   202|
Requiere revisión administrativa.
   203|
   204|

   205|
7. Datos mínimos que debe tener una solicitud
   206|
Para que Alfonso pueda avanzar sin demoras, el pedido ideal debe incluir:
   207|
   208|
   209|
   210|
   211|
   212|
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   263|
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   266|
   267|
   268|
   269|
   270|
   271|
   272|
   273|
   274|
   275|
   276|
   277|
Dato
Ejemplo
Obligatorio
Cliente
Empresa Demo S.A.
Sí
Dominio
empresa.com.uy
Sí
SKU/licencia
Google Workspace Business Standard
Sí
Cantidad adicional
+1
Sí
Solicitante del cliente
Juan Pérez / juan@empresa.com.uy
Sí
Usuario a crear
laura.perez@empresa.com.uy
Sí, si hay alta de usuario
Nombre y apellido
Laura Pérez
Sí, si hay alta de usuario
OU
Ventas / Administración
Si aplica
Grupos
ventas@empresa.com.uy
Si aplica
Alias
lperez@empresa.com.uy
Si aplica
Fecha deseada
hoy / mañana / fecha concreta
Si aplica
Comentarios
cargo, área, autorización interna
Si aplica
   278|

   279|
8. Ejemplos de mensajes para usar con Alfonso
   280|
Pedido completo
   281|
Alfonso, gestioná un ABM de Google Workspace para cliente ACME S.A.
   282|Dominio: acme.com.uy
   283|SKU: Google Workspace Business Standard
   284|Cantidad adicional: +1
   285|Usuario: laura.perez@acme.com.uy
   286|Nombre: Laura Pérez
   287|Solicitante: Juan Rodríguez, juan.rodriguez@acme.com.uy
   288|OU: Ventas
   289|Grupos: ventas@acme.com.uy
   290|
Pedido con datos faltantes
   291|
Alfonso, me pidieron crear un usuario de Google Workspace para cliente ACME, pero no tengo claro el SKU ni la OU. Buscá o creá el ticket y decime qué datos faltan.
   292|
Pedido de solo licencia adicional
   293|
Alfonso, el cliente ACME pidió agregar 3 licencias Google Workspace Business Standard para el dominio acme.com.uy. Solicitante: Juan Rodríguez.
   294|
Consulta de estado
   295|
Alfonso, ¿en qué estado está el ABM de Google Workspace del cliente ACME para la usuaria Laura Pérez?
   296|
Cuando el técnico terminó el alta manual
   297|
Alfonso, ya creé manualmente el usuario laura.perez@acme.com.uy en la consola del cliente. Dejé asignada la licencia Business Standard y agregué los grupos pedidos.
   298|

   299|
9. Qué hace Alfonso internamente
   300|
El técnico no necesita ejecutar estos pasos manualmente, pero es importante entender qué ocurre detrás:
   301|

   302|
Identificación del pedido

   303|Alfonso interpreta el mensaje, correo o solicitud directa.
   304|
Búsqueda o creación de ticket

   305|Busca un ticket existente para evitar duplicados. Si no existe, crea uno en Odoo.
   306|
Validación en Odoo

   307|Verifica cliente, contacto solicitante, dominio, suscripción activa, SKU, producto, cantidad y precio.
   308|
Presupuesto / venta adicional

   309|Si los datos son claros, crea un presupuesto o venta adicional asociada a la suscripción correspondiente.
   310|
Aprobación del cliente

   311|Odoo envía el presupuesto al cliente por el flujo normal. El cliente aprueba desde el botón o portal de Odoo.
   312|
Preflight de Channel

   313|Alfonso compara lo aprobado en Odoo con lo que existe en Google Cloud Channel. Calcula el total final de licencias.
   314|
Bitácora

   315|Antes de tocar Channel, Alfonso registra el intento en una planilla de auditoría.
   316|
Cambio en Cloud Channel

   317|Si todo está validado, incrementa la cantidad de licencias en el entitlement correcto.
   318|
Verificación independiente

   319|Alfonso vuelve a leer Cloud Channel para confirmar que la cantidad quedó aplicada.
   320|
Tarea técnica manual

   321|Luego de la licencia incrementada, se crea o habilita la tarea para que el técnico dé de alta el usuario manualmente.
   322|
   323|

   324|
10. Diagrama del control Odoo → Channel
   325|
flowchart LR
   326|    A[Odoo: presupuesto aprobado] --> B[Odoo: suscripción padre actualizada]
   327|    B --> C[Alfonso calcula total objetivo de licencias]
   328|    C --> D[Alfonso resuelve cliente en Cloud Channel]
   329|    D --> E[Alfonso resuelve entitlement/SKU]
   330|    E --> F[Lectura actual de Channel]
   331|    F --> G{Coincide cliente + dominio + SKU?}
   332|    G -- No --> H[Detener y enviar a revisión]
   333|    G -- Sí --> I[Registrar preflight en bitácora]
   334|    I --> J[Ejecutar changeParameters]
   335|    J --> K[Poll de operación]
   336|    K --> L{done=true?}
   337|    L -- No --> M[Error / pendiente / revisión]
   338|    L -- Sí --> N[Releer entitlement]
   339|    N --> O{max_units quedó correcto?}
   340|    O -- No --> M
   341|    O -- Sí --> P[Registrar éxito y liberar tarea técnica]
   342|

   343|
11. Reglas de seguridad y control
   344|
Regla 1 — Odoo manda
   345|
Odoo es la fuente de verdad comercial. Si Odoo no tiene ticket, cliente, suscripción o presupuesto aprobado, no se debe cambiar Channel.
   346|
Regla 2 — Channel no se toca por chat
   347|
Un pedido por chat o mail no autoriza por sí solo el cambio de licencia. Debe pasar por ticket y aprobación comercial.
   348|
Regla 3 — El usuario se crea manualmente
   349|
La automatización no crea usuarios en la consola de Google Workspace. Esa tarea sigue siendo manual del técnico.
   350|
Regla 4 — No crear usuario sin licencia lista
   351|
El técnico debe esperar a que Alfonso confirme que la licencia fue incrementada en Channel.
   352|
Regla 5 — No duplicar pedidos
   353|
Si hay un pedido similar abierto, Alfonso debe reutilizar o vincular el ticket existente, no crear presupuestos duplicados.
   354|
Regla 6 — Todo cambio externo se audita
   355|
Los cambios en Channel se registran en una bitácora con:
   356|

   357|
fecha/hora;
   358|
pedido Odoo;
   359|
suscripción padre;
   360|
dominio;
   361|
producto;
   362|
cantidad objetivo;
   363|
entitlement de Channel;
   364|
valor anterior;
   365|
operación de Google;
   366|
resultado.
   367|
   368|

   369|
12. Qué hacer ante errores o excepciones
   370|
   371|
   372|
   373|
   374|
   375|
   376|
   377|
   378|
   379|
   380|
   381|
   382|
   383|
   384|
   385|
   386|
   387|
   388|
   389|
   390|
   391|
   392|
   393|
   394|
   395|
   396|
   397|
   398|
   399|
   400|
   401|
   402|
   403|
   404|
   405|
   406|
   407|
   408|
   409|
   410|
   411|
Situación
Acción esperada
No se identifica el cliente
Pedir aclaración antes de crear presupuesto.
El solicitante no está asociado al cliente
Derivar a revisión administrativa/comercial.
No se encuentra suscripción activa
No avanzar; revisar Odoo.
El SKU pedido no coincide con Odoo
No avanzar; confirmar producto correcto.
Odoo y Channel muestran cantidades distintas
Detener y revisar antes de cambiar licencias.
Channel falla
Registrar error, no crear tarea técnica como lista.
Cliente no aprueba presupuesto
Mantener en seguimiento; no tocar Channel.
Técnico creó usuario antes de licencia
Registrar incidencia y regularizar comercial/técnicamente.
   412|

   413|
13. Checklist para técnicos
   414|
Antes de pedirle a Alfonso:
   415|

   416|
Tengo el nombre del cliente.
   417|
Tengo el dominio.
   418|
Sé qué licencia/SKU pidió.
   419|
Sé cuántas licencias adicionales son.
   420|
Tengo el nombre/email del solicitante.
   421|
Si hay alta de usuario, tengo usuario, nombre y apellido.
   422|
Tengo OU, grupos o alias si aplican.
   423|
   424|
Después de pedirle a Alfonso:
   425|

   426|
Verifico si Alfonso creó/encontró ticket.
   427|
Espero que Alfonso indique si falta información.
   428|
No creo el usuario hasta que Alfonso confirme licencia incrementada.
   429|
Cuando creo el usuario, aviso a Alfonso o registro evidencia en Odoo.
   430|
Confirmo que la tarea/ticket quede cerrado correctamente.
   431|
   432|

   433|
14. Ejemplo real del piloto validado
   434|
El flujo fue probado correctamente con un caso piloto:
   435|

   436|
Dominio: es.uy
   437|
Producto: Google Workspace Business Standard
   438|
Pedido Odoo: S03694
   439|
Suscripción padre: S03692
   440|
Entitlement Channel: Business Standard del cliente es.uy
   441|
Channel antes: max_units = 1
   442|
Odoo objetivo: 3
   443|
Channel después: max_units = 3
   444|
Resultado: operación exitosa y auditada.
   445|
   446|
Esto confirma que el proceso completo funciona:
   447|
Ticket / Odoo → Presupuesto aprobado → Channel Service → Verificación → Tarea técnica manual
   448|

   449|
15. Preguntas frecuentes
   450|
¿Puedo crear el usuario si el cliente me lo pide urgente?
   451|
No deberías crearlo antes de que la licencia esté lista y trazada. Si es urgente, pedile a Alfonso que priorice el caso o derivá a administración para una excepción explícita.
   452|
¿Qué pasa si el cliente ya aprobó por mail o chat?
   453|
Debe quedar registrado en Odoo. El flujo de aprobación válido es el presupuesto/venta adicional en Odoo, salvo excepción administrativa documentada.
   454|
¿Alfonso crea usuarios en Google Workspace?
   455|
No. Por política del proceso, Alfonso incrementa licencias después de la aprobación, pero el usuario lo crea manualmente un técnico.
   456|
¿Qué pasa si el cliente pide varias licencias pero todavía no sabe los usuarios?
   457|
Se puede gestionar como incremento de licencias. La tarea de alta de usuario se crea solo cuando estén definidos los usuarios.
   458|
¿Qué pasa si el SKU no está claro?
   459|
No se avanza. Alfonso debe pedir aclaración o enviar a revisión administrativa.
   460|
¿Qué pasa si Odoo dice una cantidad y Channel otra?
   461|
Se detiene el flujo. Primero hay que reconciliar Odoo vs Channel.
   462|

   463|
16. Mensaje corto para comunicar al equipo
   464|

   465|
A partir de ahora, todo pedido de alta o licencia Google Workspace debe pasar por Alfonso y quedar asociado a un ticket de Odoo. Alfonso valida cliente, dominio, SKU y suscripción, genera el presupuesto/venta adicional si corresponde, espera la aprobación del cliente por Odoo y recién después incrementa la licencia en Google Channel. El técnico crea el usuario manualmente solo cuando Alfonso confirme que la licencia ya quedó incrementada. Sin ticket y sin aprobación en Odoo, no se debe tocar Channel ni crear usuarios.
   466|
   467|

   468|
17. Versión resumida del flujo
   469|
flowchart LR
   470|    A[Pedido cliente/técnico] --> B[Ticket Odoo]
   471|    B --> C[Validación Alfonso]
   472|    C --> D[Presupuesto Odoo]
   473|    D --> E[Aprobación cliente]
   474|    E --> F[Incremento Channel]
   475|    F --> G[Tarea técnica]
   476|    G --> H[Alta manual usuario]
   477|    H --> I[Cierre con evidencia]
   478|